Aviso de privacidad integral

[NOMBRE COMPLETO COMO EN LA CSF], persona física que opera bajo el nombre comercial Peak Performance Data (en adelante, “nosotros”), con domicilio en [DOMICILIO FISCAL COMPLETO COMO EN LA CSF], es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, de conformidad con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”). DentaTrack es una plataforma de software para consultorios dentales desarrollada y operada por Peak Performance Data.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales, escríbenos a crispm@thepeakperformancedata.com.

Como responsable tratamos los datos de los consultorios que contratan o se interesan en DentaTrack, de las personas que usan la plataforma (dueños, doctores y personal de recepción), de quienes visitan nuestros sitios y de quienes nos escriben a nuestros propios canales, incluido WhatsApp.

Como encargado tratamos, por cuenta y bajo las instrucciones de cada consultorio, los datos de sus pacientes: expediente clínico, citas, cobros y las conversaciones de WhatsApp con el número del consultorio. En ese caso, el responsable es el consultorio, que debe darte a conocer su propio aviso de privacidad. Si eres paciente, para ejercer tus derechos dirígete primero a tu consultorio; nosotros le ayudaremos a atender tu solicitud y, si nos escribes directamente, se la haremos llegar.

Como responsable:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y cargo o puesto.
• Datos del consultorio y de facturación: razón social, RFC, régimen fiscal, código postal y domicilio fiscal.
• Datos de cuenta y uso: usuario, rol, registros de acceso, dirección IP y datos técnicos del dispositivo.
• Datos de WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil y contenido de los mensajes que nos envíes.

Como encargado, según lo que registre cada consultorio: identificación y contacto de los pacientes, citas, presupuestos, pagos, datos fiscales y conversaciones de WhatsApp.

Datos personales sensibles. Como encargado tratamos datos de salud de los pacientes: historia clínica, antecedentes, alergias, odontograma, notas de evolución, diagnósticos, planes de tratamiento, radiografías y fotografías clínicas, y la firma con la que se aceptan tratamientos. Como responsable no buscamos recabar datos sensibles; si nos los compartes por iniciativa propia (por ejemplo, en un mensaje), los usaremos solo para atender tu solicitud y con tu consentimiento expreso, que otorgas al enviarlos.

Finalidades necesarias para la relación con nosotros, que no requieren tu consentimiento:

• Crear y administrar cuentas y dar acceso a la plataforma según el rol de cada usuario.
• Prestar el servicio contratado: agenda, expediente, cotizaciones, cobros, inventario, reportes y mensajería.
• Recibir, guardar y responder mensajes de WhatsApp, incluidas respuestas automáticas generadas con inteligencia artificial.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones fiscales y legales.
• Dar soporte técnico, mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y respaldar la información.

Finalidades adicionales, que sí requieren tu consentimiento:

• Enviarte novedades, promociones y contenido sobre DentaTrack.
• Invitarte a encuestas de satisfacción y a probar funciones nuevas.

Si no quieres que usemos tus datos para estas finalidades adicionales, escríbenos a crispm@thepeakperformancedata.com con el asunto “Finalidades adicionales”. Negarte no afecta el servicio que contrataste.

Los datos de pacientes se usan exclusivamente para prestar el servicio al consultorio. No los vendemos, no los usamos para publicidad propia y no los usamos para fines distintos a los que indique el consultorio.

Para operar DentaTrack usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo contratos que los obligan a protegerlos. Algunos guardan o procesan la información fuera de México, principalmente en los Estados Unidos:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), para enviar y recibir mensajes de WhatsApp.
• Supabase, para la base de datos y el almacenamiento de archivos.
• Netlify, para hospedar la aplicación.
• Anthropic, para el asistente de inteligencia artificial que interpreta y contesta mensajes. De acuerdo con los términos del proveedor, los datos enviados por esta vía no se usan para entrenar sus modelos.
• Proveedores autorizados de certificación (PAC), para timbrar facturas electrónicas, cuando aplique.

Solo comunicamos datos a autoridades cuando una ley o una orden fundada y motivada nos lo exige.

Usamos conexiones cifradas, control de acceso por usuario y por consultorio (cada consultorio solo puede ver su propia información), registros de actividad y respaldos. Las credenciales de acceso a los servicios se guardan como secretos y nunca dentro del código. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora.

Tienes derecho a acceder a tus datos y a conocer las condiciones de su tratamiento, a rectificarlos si son inexactos, están incompletos o no están actualizados, a cancelarlos y a oponerte a su uso para fines específicos. También puedes revocar el consentimiento que nos hayas dado y limitar el uso o divulgación de tus datos.

Para hacerlo, envía un correo a crispm@thepeakperformancedata.com que incluya:

• Tu nombre y un medio para comunicarte contigo.
• Una copia de tu identificación oficial o, en su caso, la de tu representante y el documento que lo acredite.
• La descripción clara del derecho que quieres ejercer y de los datos involucrados.
• Cualquier documento que ayude a localizar tus datos.

Te responderemos en los plazos que establece la Ley. Ten en cuenta que algunos datos deben conservarse por obligación legal; por ejemplo, el expediente clínico, que los consultorios deben conservar conforme a la NOM-004-SSA3-2012, y la información fiscal.

Si nos escribiste por WhatsApp y quieres que borremos tu número, tu nombre de perfil y tus mensajes, envía un correo a crispm@thepeakperformancedata.com con el asunto “Eliminar mis datos de WhatsApp” e indica el número desde el que escribiste. Los eliminaremos de nuestros sistemas, salvo lo que debamos conservar por ley. Si escribiste al número de un consultorio, haremos llegar tu solicitud a ese consultorio, que es el responsable de esos datos.

La plataforma usa solo las cookies y el almacenamiento local necesarios para iniciar sesión y recordar tus preferencias. No usamos cookies de publicidad. Para mostrar las tipografías, el navegador las descarga de Google Fonts, lo que implica que Google recibe tu dirección IP.

Podemos actualizar este aviso por cambios en la ley, en nuestros servicios o en nuestras prácticas. La versión vigente siempre estará en esta página, con su fecha de actualización. Si un cambio implica usar tus datos para una finalidad nueva, te pediremos nuevamente tu consentimiento.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en la materia.